会议接待合同(范文)甲方： 乙方：甲乙双方就会议接待签订如下合同，以兹双方遵守执行：一、甲方定于举办201__年__月__日 至__月__日在 举办 会议、由乙方承办，负责与酒店签定协议并结算、协调住房、餐饮、会务接待、考察等事宜。二、预计会议人数：_______人。三、预订会议： 标 房 元/房、晚 间； 套 房 元/房、晚 间； 单人间 元/房、晚 间。乙方必须要求酒店保证会议期间的热水、电、空调等全天开放，保证甲方代表入住酒店期间内的人身安全和财产安全。由于甲方的参会代表来自全国各地，为避免纠纷，乙方应要求酒店撤除客房内收费物品、酒水及关闭长途电话。乙方免费为甲方提供会议大厅接待水牌。四、餐 标：桌 餐：___元/人、天（早___元/人，中____元，晚____元）按桌结算； 自助餐：___元/人、天（注：参会代表60人以上为自助餐）； 回 餐： 位 其它要求： ， 乙方应按所定标准保证甲方代表吃饱、吃好五、会议室： 楼 会议室， 容纳 人： （课桌/圆桌） 元/天 楼 会议室， 容纳 人： （课桌/圆桌） 元/天六、布标：100元/条，____条。（书写 ）（书写 ） 七、多媒体租用：手提电脑：100元/天，投影仪：300元/天。八、资料：由____方负责， ____元/份 ____份。九、礼品：由乙方推荐，甲方决定；____元/份。十、媒体：可由甲方邀请，也可由乙方邀请；_____元/位。十一、VIP接待：由甲方提出接待方案，乙方执行。十二、发票：由乙方向甲方提供规范税务发票（超开部分按10％收取税金）。十三、票务：由乙方安排报到同时办理。十四、其它约定1、______________________________________________________； 2、______________________________________________________；3、______________________________________________________；4、______________________________________________________。十五、费用支付方式：1、乙方按甲方要求代收代表会务费，会议结束后一次结清。2、甲方在会议召开前两天预付支票给乙方，会议结束后3天内结清。3、合同签订后、甲方支付 元酒店预定金、不足部分乙方垫付。甲方责任、权利、义务： 1、监督、控制会议接待过程；2、在会议召开三天前提交准确参会人员（住宿、非住宿）名单及报到时间，实际报到人数差距比例不得超过____%，超过此差距比例，甲方应按双方商讨方式赔偿：报到当天按预定房数－5﹪支付（ 元／标）、第二天按实际用房数结算。3、为乙方提供会议详情资料；4、对临时增加的项目及费用由甲方__________通知签字确认。乙方责任、权利、义务：1、对会议的接待质量负责；2、负责组织强有力的接待机构和配备有经验的会议接待人员；3、提供甲方需要的会议详情资料。4、积极配合甲方工作，为甲方会务保密。十六、考察事宜：考察活动必须由国家旅游局颁发：《旅游许可证》的企业办理 （签订旅游合同：注明费用包含景点门票、导游、车费、住宿、餐费等项目、不含项目）1、考察行程： 甲方付给乙方 元/人。考察行程： 甲方付给乙方 元/人。考察行程： 甲方付给乙方 元/人。2、乙方严格按照考察行程附件完成考察活动，不得以任何理由或借口克扣甲方代表景点、住宿、餐饮等标准。3、乙方提供的导游员须具有国家法律、法规认可的上岗资格证，不得以任何方式在原有行程基础上增收任何费用，造成二次收费，给甲方的工作带来不便。 4、乙方导游应严格遵守国家相关法律法规，不得擅自引导甲方代表从事非法及色情活动。5、乙方应严格按照国家旅游局规定为参加考察的甲方代表提供旅行社责任险及旅游意外险，其保险文本须传真甲方备案。6、乙方应严格按照国家旅游局规定为参加考察的甲方参会代表提供具有旅游营运牌照的车辆及合格的司乘人员，确保车辆状况良好。 纠纷处理：因不可抗力造成合同不能执行时，乙方不承担任何责任；发生纠纷时，甲乙双方内部友好协商解决，不能解决时，可提请人民法院判决。 甲 方： 乙 方：（盖章） （盖章）法人代表人： 法人代表人：（或委托代表人） （或委托代表人） 电话： 电话：传真： 传真： 合同签定日期：____________________________ 合同签定地点：____________________________
南京会议服务的业务包罗万象，这里仅举其要者：
一、会议开始前，负责与会人员的注册登记，包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等；
二、每次会议开始前，在进门处检查与会人员证件；会议开始后，将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室，将会议厅室的大门关上；
三、迎接嘉宾，引导代表等至指定席位；
四、记录会议的进行过程及代表的发言内容；
五、对要求发言的代表进行登记，及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书。注意记录下代表的姓名，所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求。有的代表要求靠前安排发言时间，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。
六、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。发言稿通常在该代表发言期间分发，如稿件未到，可在主持人发言小结时分发，或在下次会议开始前分发。为保证记录的准确性，如代表系临时发言且有手稿，可在其发言后向其暂借，复制后随即退还；
七、随时准备提供必要的会议文件及有关资料，供讨论时参阅；
八、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、（主持人用）木槌、投影设备等是否均已符合要求；
九、接听紧急电话并通知所要求的通话人。会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声。秘书接话应轻声。其他人员应在会议厅室外的分机接话，以免干扰会场。
十、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位；各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。
十一、会议服务流程
会议服务流程
一般而言，作为专业的会议服务公司，对于会议服务流程的把握应该更专业更到位，会议服务流程大多经过以下几个环节：
1、策划 作为专业的会展代理公司，我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。
2、咨询 在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。
3、考察 如果您认为沟通后可以相信我们，那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。
4、确定 这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。
5、执行 严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。
6、结算 双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算
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会议详情请咨询我社会议负责人：马玲 15905180418 （微信同手机）
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